Este pequeño Script fue ideado para un caso muy concreto aunque se puede adaptar bastante más según las necesidades. En este caso, lo explicaré según el ámbito para el que fué ideado y que no es otro que el estar asociado a una regla de Outlook para activarse en cuanto llegue un correo de extrema importancia que no puede demorarse sin ser procesado.

Como he dicho antes, este VBScript fue diseñado para un entorno muy concreto que puedo resumir así:

• Existen varias máquinas virtuales destinadas a la monitorización con diferentes herramientas.
• Cada una de las máquinas tiene un Outlook configurado con la cuenta del cliente que representa.
• Evidentemente, las máquinas están monitorizando por lo que no pueden tener el Outlook en pantalla.
• Esto hace que, además de un equipo para trabajar, tengamos múltiples monitores con sus respectivas herramientas de monitorización abiertas de continuo.

En este entorno de trabajo se incorpora una nueva premisa: Si llegan correos de cierta aplicación, hay que procesarlos cuanto antes ya que tienen un tiempo de vida. En principio esto no es un problema pero dado que son varios monitores, que están a unos metros y que quienes los controlan tienen otras tareas, es relativamente sencillo que el paupérrimo aviso que nos muestra el Outlook se nos pase desapercibido de forma que solamente veremos ese correo tan urgente si hacemos un repaso máquina por máquina de forma manual, lo que tambien es bastante sencillo que transcurra más tiempo del debido entre repaso y repaso por lo que volvemos a influir negativamente en el tiempo de respuesta al correo urgente.

Si bien es cierto que las propias reglas del Outlook incluyen la posibilidad de mostrar un aviso en pantalla, este tampoco es realmente eficaz, al menos en este entorno, ya que no siempre se muestra encima de todas las ventanas (Haciéndolo quedar oculto) sino que alguna que otra vez falla y no sabemos porque, aunque con tanta máquina virtual, no es la primera aplicación que se nos vuelve loca. Así que tras barajar todas las posibilidades y probar algunas alternativas me he decantado por crear este pequeño VBScript que está resultando realmente eficaz y sencillo, combinación que lo hacen ser la solución perfecta, al menos en este caso. Además, gracias a su sencillez, es posible implementarlo en otros entornos haciendo unos cambios mínimos en el mensaje.

Veamos el Script:

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Dim Shell : Set Shell = CreateObject("Shell.Application") : Shell.MinimizeAll
msgbox("Ha llegado un nuevo correo de APLICACION_ENVIADORA")

.Esta 2 lineas son el 75% de todo el proceso ya que el 25% restante es la regla que enlaza con este Script al darse la condición que le digamos.

La primera de las dos lineas lo que hará es ocultar TODAS las ventanas que tengamos visibles, es decir, es lo mismo que pulsar el boton de “Mostrar Escritorio”.

Una vez que solo veamos el escritorio, nos mostrará un mensaje de advertencia informando de que ha llegado un nuevo correo de APLICACION_ENVIADORA. (Evidentemente la aplicación real no se llama así pero no creo que sea relevante para la explicación cual sea el nombre real de la aplicación).

Ahora solo nos queda ir al Outlook y entrar en:

Herramientas –> Reglas y alertas –> Nueva regla –> Comenzar regla en Blanco

Esto nos abrirá un pequeño asistente en el que podremos ir confeccionando los parámetros de la regla que, en este caso, quedarían así una vez terminada:

Aplicar esta regla a todos los mensajes procedentes

de  APLICACION_ENVIADORA@loquesea.com

y solo en esta máquina

iniciar Script_AppEnviadora.vbs

La primera parte de la regla es la condición, que en este caso comprobará si se cumple que el remitente de cada nuevo correo sea  APLICACION_ENVIADORA@loquesea.com que, en este caso, se trata de una aplicación y la parte otra parte de la regla, la relativa a la acción a desarrollar cuando se produzca la condición, es iniciar la ejecución de un programa, que en este caso, más que un programa es nuestro script de 2 lineas:  Script_AppEnviadora.vbs.

Esta combinación funciona realmente bien, os lo puedo asegurar y en un entorno de monitorización no hay nada mejor para llamar la atención de quien esté en el puesto que ocultarle la herramienta con la que monitoriza, es infalible. Eso si, hay que tener en cuenta un punto realmente importante, esta regla que hemos creado es una regla de cliente y por tanto es completamente necesario que el cliente esté funcionando, es decir, es necesario tener el Outlook abierto para que se ejecute pero eso no lo voy a automatizar ya que mi intención es mejorar la efectividad y hacer más cómodo el trabajo, no sustituir a las personas por Scripts o automatizaciones, que ya hay bastante paro estos días en los que vivimos!!!!

Descargar el Script: SCRIPT.VBS